Japanese for Post office: words you will actually hear
32 words used in real life in Japan — Post office — with readings, meanings and example sentences.
書留
かきとめ
registered mail
Example
この書類は書留で送ってください。
Please send this document by registered mail.
追跡番号
ついせきばんごう
tracking number
Example
追跡番号はこちらのレシートに記載されています。
The tracking number is printed on this receipt.
不在票
ふざいひょう
absentee delivery notice
Example
郵便受けに不在票が入っていたので、再配達を頼んだ。
There was an absentee slip in my mailbox, so I requested redelivery.
転送
てんそう
mail forwarding
Example
引っ越しの際は転送サービスを申し込んでください。
Please apply for the mail forwarding service when you move.
速達
そくたつ
express mail
Example
急ぎなので速達でお願いします。
It's urgent, so please send it by express mail.
局留め
きょくどめ
hold for pickup at post office
Example
住所が決まっていないので局留めにしてもらった。
Since I don't have a fixed address yet, I had it sent to hold at the post office.
税関申告書
ぜいかんしんこくしょ
customs declaration form
Example
海外に送る荷物には税関申告書が必要です。
Packages sent overseas require a customs declaration form.
転送届
てんそうとどけ
mail forwarding notification form
Example
引っ越したら転送届を出しておいた方がいいですよ。
It's best to submit a forwarding request after you move.
税関告知書
ぜいかんこくちしょ
customs declaration form
Example
海外に送る荷物には税関告知書の記入が必要です。
Packages sent overseas require filling out a customs declaration form.
保管期間
ほかんきかん
storage/holding period
Example
保管期間を過ぎると荷物は差出人に返送されます。
If the storage period expires, the parcel will be returned to the sender.
私書箱
ししょばこ
private P.O. box rented at a post office
Example
開業したので郵便局で私書箱を借りました。
Since I started my business, I rented a P.O. box at the post office.
レターパック
レターパック
Letter Pack (flat-rate tracked envelope)
Example
書類はレターパックで送ってください。
Please send the documents by Letter Pack.
ゆうパック
ゆうパック
Yu-Pack (Japan Post parcel service)
Example
ゆうパックは郵便局とコンビニから出せます。
You can send Yu-Pack from post offices and convenience stores.
配達証明
はいたつしょうめい
certificate proving the mail was delivered
Example
内容証明に配達証明も付けておいた方がいいですよ。
You should also add delivery certification to your certified mail.
年賀状
ねんがじょう
New Year's card
Example
年賀状は12月25日までに出せば元日に届きます。
Post New Year's cards by 25 December and they arrive on 1 January.
簡易書留
かんいかきとめ
simplified registered mail (lower-cost option)
Example
パスポートのコピーは簡易書留で送りました。
I sent the passport copy via simplified registered mail.
現金書留
げんきんかきとめ
registered mail specifically for sending cash
Example
お年玉は現金書留で送ってください。
Please send New Year's money via cash registered mail.
返信用封筒
へんしんようふうとう
self-addressed stamped envelope
Example
返信用封筒を同封してください。
Please enclose a self-addressed stamped envelope.
喪中はがき
もちゅうはがき
mourning notice postcard
Example
喪中はがきが届いたので、年賀状は出しません。
I got a mourning notice, so I won't send them a New Year's card.
定形外
ていけいがい
non-standard-size mail (exceeds regular letter dimensions)
Example
この厚さだと定形外になりますね。
At this thickness, it counts as non-standard-size mail.
ゆうメール
ゆうめーる
Yu-Mail, a cheap service for printed matter like books/CDs
Example
本だけならゆうメールの方が安いですよ。
If it's just books, Yu-Mail would be cheaper.
EMS
イーエムエス
EMS (international express mail)
Example
中国へはEMSで3日くらいで届きます。
EMS to China takes about three days.
転居届
てんきょとどけ
change-of-address notification form
Example
引っ越したら郵便局で転居届を出してくださいね。
After moving, please submit a change-of-address form at the post office.
料金不足
りょうきんぶそく
insufficient postage
Example
料金不足で手紙が戻ってきました。
The letter came back for insufficient postage.
特定記録
とくていきろく
specified record mail (tracked but no signature required)
Example
特定記録にしておけば、届いたかどうか確認できますよ。
If you use specified record mail, you can check whether it arrived.
投函
とうかん
posting (in a mailbox)
Example
この封筒はそのままポストに投函できます。
You can drop this envelope straight in a mailbox.
切手
きって
postage stamp
Example
110円切手を5枚ください。
Five 110-yen stamps, please.
料金別納
りょうきんべつのう
bulk postage paid (marking used for mass mailings)
Example
この封筒には料金別納のスタンプが押してあります。
This envelope has a bulk-postage-paid stamp on it.
郵便番号
ゆうびんばんごう
postal code
Example
郵便番号を入れると住所が自動で出ます。
Enter the postal code and the address fills in automatically.
定形郵便
ていけいゆうびん
standard-size mail
Example
この封筒なら定形郵便で110円です。
This envelope counts as standard mail — ¥110.
内容証明
ないようしょうめい
certified content mail
Example
内容証明で督促状を送ることにしました。
We decided to send the demand letter as certified content mail.
消印
けしいん
postmark
Example
応募は消印有効ですので、当日中にポストへ。
Applications are valid based on the postmark date, so mail it by today.
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