Japanese for At work: words you will actually hear
39 words used in real life in Japan — At work — with readings, meanings and example sentences.
お疲れさまです
おつかれさまです
all-purpose workplace greeting
Example
お疲れさまです、少しよろしいですか。
Excuse me, do you have a moment?
承知しました
しょうちしました
understood (polite)
Example
承知しました、すぐ対応します。
Understood, I'll take care of it right away.
打ち合わせ
うちあわせ
planning meeting
Example
明日、打ち合わせをお願いします。
Let's have a quick planning meeting tomorrow.
有給
ゆうきゅう
paid leave
Example
明日、有給をいただきます。
I'll be taking paid leave tomorrow.
残業
ざんぎょう
overtime
Example
今日は残業になりそうです。
Looks like I'll be working late today.
締め切り
しめきり
deadline
Example
締め切りは金曜の18時です。
The deadline is Friday at 6pm.
立て替え
たてかえ
pay upfront and claim back
Example
交通費は立て替えでお願いします。
Please pay travel costs upfront and claim them back.
確認します
かくにんします
let me check
Example
確認して、折り返しご連絡します。
I'll check and get back to you.
進捗
しんちょく
progress (of a task/project)
Example
その件、進捗はいかがですか。
How's the progress on that matter?
根回し
ねまわし
laying groundwork behind the scenes before a formal decision
Example
会議で反対されないよう、事前に根回ししておいた。
I laid the groundwork beforehand so no one would object in the meeting.
持ち帰る
もちかえる
to take something back for internal consideration
Example
その件は一度持ち帰って検討させてください。
Let me take this back and consider it internally.
差し支えなければ
さしつかえなければ
if it's not inconvenient for you
Example
差し支えなければ、理由を教えていただけますか。
If it's not too much trouble, could you tell me the reason?
お手すきの際に
おてすきのさいに
whenever you have a free moment
Example
お手すきの際に、こちらの資料をご確認ください。
Whenever you have a moment, please check this document.
なるはや
なるはや
ASAP (casual office slang)
Example
この資料、なるはやで作ってもらえる？
Can you get this document done ASAP?
忖度
そんたく
to second-guess and act on someone's unspoken wishes
Example
上司の意向を忖度して、資料を先に準備しておいた。
I anticipated my boss's wishes and prepared the materials in advance.
お世話になっております
おせわになっております
"Thank you for your continued support" (standard business greeting)
Example
いつもお世話になっております、〇〇社の田中です。
Thank you for your continued support, this is Tanaka from XX Company.
よろしくお願いします
よろしくおねがいします
"Please treat me well" / "thanks in advance" (all-purpose closing/opening phrase)
Example
来週の会議、よろしくお願いします。
Please take care of next week's meeting.
申し訳ございません
もうしわけございません
"I am very sorry" (formal business apology)
Example
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
I'm very sorry for the inconvenience caused.
報連相
ほうれんそう
"Report, Contact, Consult" (workplace communication principle)
Example
新人のうちは報連相を徹底してください。
As a new employee, please make sure to thoroughly report, contact, and consult.
直帰
ちょっき
Going straight home after an outside appointment without returning to the office
Example
本日は客先から直帰します。
I'll go straight home from the client's office today.
直行
ちょっこう
Going straight to a destination in the morning without stopping at the office first
Example
明日は現場へ直行します。
I'll go straight to the site tomorrow without stopping by the office.
差し戻し
さしもどし
Sent back for revision/rejected and returned
Example
この申請書、差し戻しになりました。
This application form got sent back for revision.
各位
かくい
"everyone" / "all" (formal address to multiple recipients in writing)
Example
社員各位、下記の通りご案内いたします。
To all staff members, please be informed of the following.
取り急ぎ
とりいそぎ
"just a quick note for now" (email closing phrase)
Example
取り急ぎ、ご報告まで。
Just a quick note to inform you for now.
稟議
りんぎ
Internal approval process (circulating a document for stamped sign-off)
Example
この件は稟議を通してから進めます。
We need to get this approved through the ringi process before moving forward.
突き合わせる
つきあわせる
to cross-check/reconcile (data, figures)
Example
請求書と入金記録を突き合わせてから処理してください。
Please cross-check the invoice against the payment record before processing.
丸投げ
まるなげ
dumping a whole task on someone without doing any of it yourself
Example
この案件、部長に丸投げされたんですけど。
The manager just dumped this whole project on me without doing anything himself.
御中
おんちゅう
honorific suffix used after an organization's name in formal correspondence
Example
封筒の宛名は「株式会社〇〇 御中」としてください。
Please address the envelope as '〇〇 Co., Ltd. 御中'.
上長
じょうちょう
one's superior (formal term used in business writing)
Example
有給を取る際は事前に上長の承認が必要です。
You need prior approval from your superior to take paid leave.
詰める
つめる
to hammer out/finalize the details (of a plan)
Example
その企画、金曜までにもう少し詰めておいて。
Please tighten up the details of that plan by Friday.
内示
ないじ
informal/unofficial notice (before formal announcement)
Example
来月の異動について、部長から内示がありました。
The manager gave me an informal heads-up about next month's transfer.
辞令
じれい
official written order of appointment or transfer
Example
来週、正式な辞令が交付されます。
The official transfer order will be issued next week.
みなし残業
みなしざんぎょう
deemed/fixed overtime pay system
Example
うちの会社はみなし残業が45時間分含まれています。
Our salary already includes a fixed 45 hours of deemed overtime.
代休
だいきゅう
compensatory day off (for working on a holiday)
Example
先週の休日出勤の代休を来週取ってください。
Please take your comp day next week for working last weekend.
検収
けんしゅう
acceptance inspection (of deliverables/services)
Example
納品物の検収が完了次第、請求書を発行してください。
Please issue the invoice once the deliverable acceptance inspection is complete.
抜け漏れ
ぬけもれ
omissions/oversights
Example
提出前に抜け漏れがないか、もう一度確認してください。
Please double-check for any omissions before submitting.
前倒し
まえだおし
moving something forward (earlier than planned)
Example
納期を一週間、前倒しできますか。
Can we move the delivery deadline forward by a week?
一存
いちぞん
one's own personal discretion/judgment
Example
私の一存では決めかねますので、上司に確認いたします。
I can't decide this on my own, so let me check with my superior.
手当
てあて
allowance (additional pay on top of base salary)
Example
今月から住宅手当が支給されることになりました。
Starting this month, we'll receive a housing allowance.
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Free. Listen, review and remember them with spaced repetition.
iTao