Japanese for City hall: words you will actually hear
35 words used in real life in Japan — City hall — with readings, meanings and example sentences.
転入届
てんにゅうとどけ
moving-in notification
Example
転入届は14日以内にお願いします。
Please file the moving-in notice within 14 days.
住民票
じゅうみんひょう
certificate of residence
Example
住民票が必要です。
You will need a certificate of residence.
窓口
まどぐち
service counter
Example
3番の窓口へお越しください。
Please come to counter 3.
記入
きにゅう
fill in
Example
こちらにご記入ください。
Please fill this in.
マイナンバーカード
マイナンバーカード
My Number card
Example
マイナンバーカードはお持ちですか。
Do you have your My Number card?
国保
こくほ
National Health Insurance (abbreviation)
Example
国保に加入されていますか。
Are you enrolled in the National Health Insurance?
児童手当
じどうてあて
Child allowance (government subsidy)
Example
児童手当の申請はこちらの窓口です。
Applications for the child allowance are handled at this counter.
世帯主
せたいぬし
Head of household
Example
世帯主のお名前を記入してください。
Please fill in the name of the head of household.
続柄
つづきがら
Relationship (to the head of household)
Example
続柄の欄に「妻」と書いてください。
Please write 'wife' in the relationship field.
本人確認
ほんにんかくにん
Identity verification
Example
本人確認ができる書類をお持ちですか。
Do you have a document to verify your identity?
控え
ひかえ
Stub / retained copy
Example
こちらは申請書の控えです。大切に保管してください。
This is the stub of your application form. Please keep it safe.
交付
こうふ
Issuance (of a document)
Example
証明書は来週の交付になります。
The certificate will be issued next week.
押印
おういん
Stamping a seal
Example
こちらの欄に押印をお願いします。
Please stamp your seal in this field.
収入印紙
しゅうにゅういんし
Revenue stamp (for paying certain fees)
Example
こちらに収入印紙を貼ってください。
Please attach a revenue stamp here.
年金手帳
ねんきんてちょう
Pension handbook/booklet
Example
年金手帳をお持ちでしたらご提示ください。
If you have your pension handbook, please show it.
還付
かんぷ
refund (of overpaid tax/fee)
Example
過払い分は後日還付されます。
The overpaid amount will be refunded at a later date.
資格喪失
しかくそうしつ
loss of eligibility/status (e.g. insurance)
Example
転職に伴い、前の健康保険の資格喪失日を確認してください。
When changing jobs, please check the date your previous health insurance eligibility ended.
口座振替
こうざふりかえ
automatic bank account debit
Example
保険料は口座振替でのお支払いも可能です。
You can also pay the insurance premium by automatic bank transfer.
委任状
いにんじょう
power of attorney / authorization letter
Example
ご本人が来られない場合は委任状が必要です。
If the person themselves cannot come, a power of attorney is required.
即日交付
そくじつこうふ
same-day issuance
Example
この証明書は即日交付できます。
This certificate can be issued the same day.
未納
みのう
unpaid, in arrears
Example
国民年金に未納の期間があります。
There is an unpaid period in your national pension.
附票
ふひょう
residence record attachment (address history)
Example
年金の手続きで住民票の附票が必要と言われました。
I was told I need the residence record attachment for the pension procedure.
不備
ふび
deficiency/incompleteness in documents
Example
申請書に不備がありますので、後日改めてご来庁ください。
There's a deficiency in your application, please come back another day.
受理
じゅり
official acceptance (of an application)
Example
本日、転出届を受理いたしました。
Your moving-out notification has been officially accepted today.
職権消除
しょっけんしょうじょ
administrative removal of residence registration by the authority's own initiative
Example
長期間居住実態が確認できないため、職権消除の対象となりました。
Since your actual residence could not be confirmed for a long period, you are subject to administrative removal.
過誤納金
かごのうきん
money overpaid or paid in error (tax/premium) that must be refunded
Example
過誤納金が発生した場合は後日指定口座に還付されます。
If an overpayment occurs, the money will later be refunded to your registered account.
督促状
とくそくじょう
an official demand letter sent when a payment is overdue
Example
保険料を滞納すると督促状が届きます。
If you fall behind on premium payments, you'll receive a demand notice.
賦課決定
ふかけってい
the official determination of a tax or premium amount
Example
国民健康保険料の賦課決定通知書が届きました。
The notice of assessment for national health insurance premiums arrived.
除票
じょひょう
a resident record removed from the register after moving out or death
Example
転出後の住民票の除票が必要な場合は窓口で申請してください。
If you need the deregistered resident record after moving out, apply at the counter.
特別徴収
とくべつちょうしゅう
special collection: tax/premium withheld directly from salary or pension
Example
住民税は特別徴収で会社から天引きされます。
Resident tax is deducted directly from your salary under 特別徴収.
普通徴収
ふつうちょうしゅう
ordinary collection: the taxpayer pays directly via bill, not through payroll
Example
会社を辞めた人は普通徴収に切り替わります。
People who leave their job switch to 普通徴収 (self-payment).
実印
じついん
a seal officially registered with the city hall for legal use
Example
不動産の契約には実印が必要です。
A registered seal is required for real estate contracts.
縦覧
じゅうらん
a public inspection period for tax assessment records
Example
固定資産課税台帳の縦覧期間は毎年4月です。
The public inspection period for the fixed asset tax roll is every April.
過料
かりょう
a non-criminal administrative fine for procedural violations
Example
転入届を怠ると過料を科されることがあります。
Failing to file a move-in notification may result in an administrative fine.
亡失
ぼうしつ
loss of an official card/document (formal term, as opposed to theft)
Example
マイナンバーカードを亡失した場合は速やかに届け出てください。
If you lose your My Number card, report it promptly.
Learn these in iTao
Free. Listen, review and remember them with spaced repetition.
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